О заполнении данных исполнителя и других ответственных лиц в печатных формах БГУ 2.0 на примере ф. 0504101.
О заполнении данных исполнителя и других ответственных лиц в печатных формах БГУ 2.0 на примере ф. 0504101.
При использовании Бухгалтерии государственного учреждения, ред. 2.0 нередко возникает вопрос, почему в части печатных форм не отображаются данные исполнителя, несмотря на то, что на первый взгляд все необходимые поля заполнены. Разберем вопрос на примере печатной формы Акта приема-передачи ф. 0504101 (52н, ред. 103н) документа «Принятие к учету ОС».
Заполним в документе поля Ответственный исполнитель, Ответственный исполнитель (бухгалтер) и Ответственный. Первые два поля предлагают выбор из справочника Сотрудников учреждения. Для централизованных бухгалтерий при этом настраивается выбор для каждого вида документа, из сотрудников централизованной бухгалтерии или из сотрудников обслуживаемых централизованной бухгалтерией учреждений можно будет выбрать сотрудника для заполнения этих полей.
Поля Ответственный исполнитель и Ответственный исполнитель (бухгалтер) находится на закладке «Общие сведения», поле Ответственный — в нижнем правом углу формы документа.
Сформируем печатную форму ф. 0504101. Следует обратить внимание, что эта форма по-разному заполняется в зависимости от выбранного вида поступления в документ «Принятие к учету». Для поля Вид поступления «Поступление на счет 101,102,103,111.60» заполняются данные отправителя — наименование и ИНН. Для поля Вид поступления «Принятие к учету со счета 106 (поступление)» данные отправителя не заполняются.
В сформированной печатной форме отобразились данные руководителя: П.И. Петров (они берутся из поля Руководитель):
Отобразились данные МОЛ (поле МОЛ/место хранения):
Отобразились данные главного бухгалтера, но нет данных исполнителя:
Обратите внимание, что данные главного бухгалтера печатная форма получает из карточки учреждения— из подраздела Ответственные лица, а не с формы документа :
Но почему могут не заполниться данные исполнителя?
Дело в том, что данные исполнителя печатная форма получает из данных поля Ответственный, а не Ответственный исполнитель или Ответственный исполнитель (бухгалтер):
В поле Ответственный при создании документа автоматически попадает Пользователь информационной базы, который создает этот документ. Сам по себе Пользователь не имеет связи с сотрудниками организаций, созданных в базе. Для того, чтобы связать Пользователя с Сотрудником необходимо заполнить у Пользователя поле Физическое лицо. По этому физическому лицу будет найдет сотрудник с тем же физическим лицом и его данные будут выведены в графу Исполнитель.
Поэтому если не печатаются данные исполнителя, то 1) проверяем заполнение физического лица в Пользователе из поля Ответственный, если оно не заполнено, то надо его заполнить нужным физическим лицом 2) если оно заполнено, но не печатается, то проверяем, что нужный Сотрудник в Организации, от которой печатается документ, есть и именно с таким физическим лицом. Как это сделать?
Откроем кнопкой открытия Пользователя из поле Ответственный (кнопка указана стрелкой):
Увидим, что данные физического лица не заполнены.
Выберем тогда нужное нам Физическое лицо и сохраним Пользователя. Проще всего выбрать из списка по нужному ФИО. Но это работает только в случае отсутствия однофамильцев и дубликатов, которые часто встречаются в достаточно старых и больших базах. И если от дубликатов можно и нужно избавиться с помощью типовых инструментов, то однофамильцы не являются ошибкой. Поэтому надежнее выбирать не по ФИО, а по коду Физического лица. Чтобы узнать код нужного нам физического лица, нам потребуется найти Сотрудника, по нему найти связанного с ним Контрагента, а по контрагенту получить уже искомый код Физического лица, с помощью которого мы и заполним поле Физического лицо у Пользователя.
Для этого в Разделе программы Справочники выберем справочник Сотрудники.
В списке Сотрудников выберем нужного нам сотрудника (в данном случае нам нужна Еремина Г. А.).
В карточке Сотрудника может не оказаться поля Контрагент, как в данным случае, тогда это поле нам понадобится вывести на форму Сотрудника:
Для того, чтобы вывести поле Контрагент нужно в правом верхнем углу формы найти меню «Еще«, а в нем перейти на пункт Изменить форму.
В открывшемся окне найти пункт Контрагент, отметить его флажком и нажать «Ок«.
После чего на форме Сотрудника появится поле Контрагент с кнопкой открытия, с помощью которой надо открыть Контрагента, связанного с Сотрудником.
В карточке Контрагента следует нажать кнопку открытия Физического лица, которое нам и нужно для того, чтобы проставить его в нашего Пользователя.
Внимание, надо использовать именно кнопку открытия, которая указана на картинке, а не соседнюю с ней кнопку с часами, которая предназначена для показа таблицы изменений ФИО!
Когда по кнопке открытия карточки Физического лица откроется карточка, в ней надо скопировать код, который мы искали.
Скопировав код, возвращаемся в карточку Пользователя. Но просто вставить код в поля для выбора Физического лица мы не можем, поиска по коду в нем нет. Необходимо открыть полный список выбора Физических лиц через гиперссылку Показать все.
В открывшемся списке Физических лиц встаем на поле Код в любую строку, в поле поиска вставляем наш скопированный код Физического лица, которое мы ищем, затем подтверждаем свой выбор кнопкой «Выбрать«.
Сохраняем карточку Пользователя.
Переформировываем ф. 0504101, теперь данные Исполнителя будут заполнены данными Пользователя Главный бухгалтер в поле Ответственный.
Если в карточке Пользователя из поля Ответственный есть Физическое лицо, но его данные все равно не попадают в форму, то следует сравнить код Физического лица Пользователя и нужного Сотрудника описанным выше образом. Скорее всего, они не будут совпадать по причине того, что для Пользователя был выбран дубликат или однофамилец.
Данные исполнителя ФИО, номер контактного телефона и электронный адрес берутся из карточки Физического лица. Должность берется из Сотрудника, у которого то же самое Физическое лицо.
Возможно ситуация, когда Физическое лицо у Пользователя заполнено, данные физического лица попали в печатную форму, Сотрудник есть, а должность не попадает.
Это может быть связано с тем, что дата, с которой сотрудник занимает свою должность более поздняя, чем дата документа. Например, документ за март 2024 года, а должность с 31.12.2024 года.
Таким образом, чтобы заполнить данные исполнителя, надо корректно заполнить Физическое лицо у Пользователя в поле Ответственный в правом нижнем углу формы. Настройку должен сделать однократно пользователь с правами администратора для существующих пользователей, а также при сознании нового пользователя, если тому надо будет печатать документы с заполнением данных исполнителя.
Аналогично работают многие печатные формы как для документов по учету ОС и МЗ, так и другие, например, Исходящее извещение и не только.
специалист отдела
автоматизации и сопровождения
информационных систем
ООО «Байт»
Свежие записи
© 2021 ООО «БАЙТ»
- +7 (495) 827-19-30
- sales@bytenet.ru
- 142403, Россия, г. Ногинск, ул. Советской конституции, д. 2a